پس از جلسات مفصل با شاخه ها و با توجه به شرایط امروز و مقتضیات و پیشرفت های ارتباطی بویژه بصورت مجازی در شکل و فرمت برگزاری گردهمایی تغییراتی اضافه شده است . بر این اساس در محدوده زمانی سپتامبر ۲۰۱۸، جشنواره و گردهمایی اشتراکی سوتا را خواهیم داشت . تا لحظه نگارش این متن، شاخه های سوئد، کالیفرنیا، واشنگتن و سیاتل از برگزارکنندگان مشترک این مراسم خواهند بود . در این مدل بدنه و تعداد بیشتری از شاخه ها و اعضای سوتا برای برگزاری مشارکت خواهند کرد . در این شکل، حتی گروه های کوچک فارغ التحصیلان در سراسر جهان نیز می توانند در منطقه خود بخشی از این جشنواره باشند .
از این حیث فراخوان پیشنهاد اجرایی زیر تنها شامل شاخه های داوطلب برای برگزاری نخواهد بود و تمامی اعضا و فارغ التحصیلان در تمامی نقاط جهان می توانند بخشی از این گردهمایی و جشن سراسری سوتا شوند. علاقه مندان به شرکت در این برنامه می توانند در نزدیک ترین شاخه برگزارکننده ثبت نام یا به هر یک از نقاط برگزارکننده سفر کنند.
لازم است که دست کم موارد زیر در پیشنهادهای ارسالی گنجانده شده باشند:
1) امکان برگزاری کدامیک از شرایط زیر را دارید؟
- حداقل ۳ ساعت برنامه در یکی از سه روز اعلامی
- برنامه یک روزه /صبح تا عصر
- برنامه دو روزه /صبح تا عصر
2) تعداد ظرفیت مهمان در سالن یا فضای مد نظر
3) تعداد بیشترین و کمترین تعداد نفرات شرکت کننده در چند برنامه اخیر شما
4) بر اساس گزینه انتخابی (۱) امکان برگزاری چه برنامه هایی را دارید؟
سخنرانی -
پنل و بحث -
برنامه های فرهنگی، هنری و موسیقی -
پخش فیلم مرتبط با تم جشنواره و گردهمایی -
...بازدید از محلی علمی، آموزشی، هنری، صنعتی و دانشگاهی و -
5) در صورت انتخاب دو مورد پایانی از گزینه (۱) شرایط و نیاز به دریافت روادید (ویزا) برای سفر به منطقه شما, که شامل مراحل و زمان بندی دریافت روادید, بویژه برای اعضایی که از ایران در گردهمایی شرکت میکنند
6) امکان همکاری با انجمنهای آکادمیک یا انجمنهای فارغ التحصیلی در منطقه شما که بالقوه تمایل داشته باشند در گردهمایی ما مشارکت داشته باشند
7) محل برگزاری برنامه
8) در صورت انتخاب دو مورد ابتدایی از گزینه (۴) امکان دعوت از شخصیتهای فرهنگی, اجتماعی, تحقیقاتی, علمی, یا دانشگاهی (چه ایرانی, و چه غیر ایرانی) برای شرکت یا سخنرانی در برنامه
9) در صورت انتخاب مورد سوم از گزینه (۴) امکان دعوت از گروههای هنری, برای برگزاری برنامه های هنری, و یا تفریحی در گردهمایی
10) بر اساس انتخاب های بالا و شرایط محلی، لطفا جزئیات هزینه های برگزاری اعم از رزرو سالن (در صورت نیاز)، پذیرایی، هزینه های سخنران/ان (در صورت نیاز) و … به همراه هزینه تقریبی ثبت نام اعضا, و خانواده های آنان در برنامه
11) در صورت برگزاری گردهمایی به صورت اشتراکی با شاخه یا شاخه های دیگر چه پیشنهاداتی خواهید داشت؟
از همه شما دوستان تقاضا میشود که تا حد امکان طرح اجرایی خود را ظرف دو هفته از دریافت آن ارسال فرمایید
توضیح ۱
تاریخ دقیق برگزاری گردهمایی با مشورت شاخه ها یا گروه های برگزارکننده تعیین خواهد شد.
توضیح ۲
هر گروه یا شاخه برگزارکننده نیاز است که یک نماینده برای ارتباط به هیات مدیره معرفی کند.
توضیح ۳
هر گروه یا شاخه برگزار کننده مسوولیت انتشار و پخش آنلاین حداقل سه ساعت از برنامه خود را تحت پلتفرمی مشترک دارد.
توضیح ۴
درآمدها و منافع ناشی از فعالیت در بازه جشنواره اعم از برگزاری نمایشگاه یا "روز کاریابی" به طور کامل به شاخه یا گروه برگزار کننده تخصیص می یابد.
توضیح ۵
۹۰٪ از درآمد ثبت نام ها به شاخه ها تعلق می گیرد.
هیات مدیره سوتا بدینوسیله از بذل توجه شما سپاسگزاری کرده, و بی صبرانه منتظر دریافت نظرات و پیشنهادات شما می باشد.
لطفا پیشنهادات، سوالات، و پیشنهاد نهایی خود را برای مسوول کمیته گردهمایی و کنفرانسهای سوتا دکتر سیامک آرام به آدرس پست الکترونیکی events@suta.org و یا siamak@suta.org ارسال فرمایید.
با احترام
دکتر سهیلا کمال
رییس هیات مدیره سوتا
